Процедура создания

• Перейдите в раздел из главного интерфейса системы.

• Найдите и выберите необходимую организацию.

• В интерфейсе организации рядом с полем "Поименные списки" нажмите кнопку

• Система автоматически создаст название списка по формату: “Название организации + текущий год”. (Название можно скорректировать при необходимости (согласно внутренним правилам МЦ). Например, добавить месяц или квартал.)

• Укажите сроки календарного плана проведения периодического осмотра. Срок действия устанавливается системой автоматически и составляет один календарный год.

Если текущая дата создания заявки на периодический медицинский осмотр не будет входить в сроки календарного плана, невозможно будет создать заявку в МИС на данный поименный список.

• Сохраните созданный поименный список нажав кнопку 

Важно: При отсутствии у работодателя готового списка сотрудников, но необходимости проведения периодических осмотров, поименный список создается без загрузки данных. Система автоматически заполнит его при создании заявок на медосмотры.

Важно: По умолчанию система позволяет загружать один поименный список для определенного периода действия. 

При необходимости загрузки нескольких поименных списков (двух и более) с одинаковым периодом действия для одной организации требуется активация специальной опции в системе.

Для включения возможности работы с несколькими списками необходимо обратиться в отдел технической поддержки команды «Медохват».

Процедура загрузки для всех поименных списков одинаковая.

Загрузка поименного списка сотрудников

По завершении сохранения данных под кнопкой «Сохранить» отобразится новое окно с функцией импорта поименного списка в МИС.

• Подготовьте файл формата Excel с данными сотрудников.

• При нажатии на кнопку  откроется интерфейс загрузки Excel файла.

• В интерфейсе загрузки предусмотрена вспомогательная подсказка, которая отображается в голубом поле. Эта подсказка помогает корректно сформировать и загрузить список.

• Обязательные поля для заполнения в Excel-таблице выделены жирным шрифтом.

• Названия столбцов в Excel-таблице должны точно соответствовать названиям в голубом поле подсказки.

• Доступен для скачивания готовый шаблон xls-файла.

Пример Excel файла поименного списка

Правила внесения данных

Для разделения пунктов приказа используйте:

• точку с запятой (;),

• запятую (,)

• или перенос на новую строку

Рекомендуется указывать пол сотрудников, особенно для иностранных граждан. 

В данном примере указаны все возможные варианты указания пола сотрудника организации.

Процесс загрузки

Загрузите файл одним из способов:

• Перетащите файл в указанное поле

• Нажмите на поле и выберите файл через проводник

• Нажмите кнопку

• Дождитесь проверки данных системой.

• Система покажет сколько записей будет создано и сколько ошибок выявлено.

• При обнаружении ошибок система отобразит их для исправления. 

• При обнаружении ошибок, исправьте их в Excel файле.
• Вернитесь на страницу импортирования поименного списка.
• Повторите процедуру импортирования.

Если этого не будет сделано, в поименный список будут добавлены только строки без ошибок (выделены зеленым цветом)

Важно: если в Excel внесены колонки, не входящие в список возможных к импорту, либо в названиях колонок допущены ошибки, МИС оповестит об этом.

Варианты обработки данных

Если МИС не выявила ошибок, возможно:

Дополнение существующего списка новыми сотрудниками (нажав кнопку )

• Распознанные сотрудники будут добавлены в поименный список. Ранее заведенные сотрудники от него откреплены не будут.

• МИС дополнит поименный список сотрудниками загружаемого Excel файла.

Полная замена сотрудников с сохранением ранее созданных заявок (нажав кнопку )

• Сотрудники поименного списка будут откреплены от списка и заменены на сотрудников Excel файла.

• При этом сотрудники не будут удалены из организации.

• Ранее созданные заявки также удалены не будут.

Управление списками

• После успешной загрузки система отобразит сотрудников в интерфейсе

• Доступна функция удаления сотрудников из списка при помощи кнопки 

Важно: удаление невозможно для сотрудников с активными заявками на медосмотр. Для удаления такого сотрудника из поименного списка необходимо открепить заявку от самого списка.